Sicredi adota Microsoft 365 para ampliar a produtividade de seus colaboradores

A transformação digital traz desafios diferentes para cada empresa. No Sicredi, instituição financeira cooperativa, a questão era transformar o modo como seus mais de 23 mil colaboradores trabalhavam. Os sistemas e suas camadas de segurança, fundamentais para o negócio financeiro, estavam bem ajustados na proteção dos dados e das operações, mas também dificultavam a experiência de uso dos colaboradores, ávidos por recursos do ambiente de trabalho moderno, como poder usar o smartphone em determinadas atividades.

“Acredito no equilíbrio entre usabilidade e segurança”, diz Fabio Sordi Isotton, gerente de Operações de TI do Sicredi. “Queríamos ampliar a motivação e o engajamento para impulsionar a produtividade e, em 2014, fizemos um plano estratégico na direção desse objetivo para concluir em 3 a 5 anos.” O Microsoft 365 faz parte desse projeto, que inclui ações de padronização, virtualização e gestão da mudança.

A escolha do Microsoft 365, composto pelo Office 365, o Windows 10 e o Enterprise Mobility + Security (EMS), está ligada à integração dessas ferramentas, que facilitam a administração. Principalmente numa organização que reúne cooperativas de crédito em 21 estados, todas com autonomia. Ao todo, são 1.470 agências e 3,6 milhões de associados, para os quais o Sicredi oferece mais de 300 produtos e serviços financeiros, realizando 450 bilhões de autenticações por mês, num trabalho de identificar, classificar e proteger os dados.

“As Cooperativas têm autonomia, mas são necessários padrões para tornar a operação toda mais ágil. Com o Office 365, temos a facilidade de usar um aplicativo que é um velho conhecido, mais intuitivo, minimizando o impacto com relação a mudanças.”, diz Fabio. “Hoje temos 23 mil usuários diretos na nuvem Office 365, e a utilização das ferramentas está bem natural.”

A rápida assimilação faz com que os próprios usuários apoiem a evolução do programa, resultando em comunicação interna mais fluida pelo Yammer, redução de despesas com viagens graças às videoconferências feitas pelo Skype for Business, redução de investimento em armazenamento local, com e-mail e Sharepoint na nuvem, diminuição de custos de suporte técnico dadas as instalações automatizadas/virtualizadas pela Central de Software, e licenciamento otimizado, de acordo com a necessidade.

Implementação

O primeiro piloto da plataforma Microsoft 365 foi feito no Centro Administrativo do Sicredi, em Porto Alegre (RS), para os líderes da organização. Eles sentiram os benefícios de ferramentas como o OneDrive e o Skype for Business e, assim, TI conseguiu o apoio para expandir o projeto para todas as agências.

Atualmente, o Skype for Business é uma das principais ferramentas em uso no Sicredi, especialmente nas regiões onde o deslocamento é mais complicado e as distâncias entre as agências e a gestão das Cooperativas é maior. “Era complicado para os líderes fazerem as reuniões semanais, viajando de carro. O Skype facilitou muito os encontros, a comunicação”, diz Fabio, que registra em média 12 mil conferências por mês.

“Procuramos não oferecer muitos recursos de uma vez só para evitar uma sobrecarga de conteúdo para nossos colaboradores. Primeiro atualizamos a versão do Office e migramos a caixa postal para a nuvem. Depois, liberamos o uso do OneDrive, Skype e homologamos o Windows 10”, diz Fabio.

A cada liberação de ferramentas, foram feitos divulgação e treinamentos específicos. “Procuramos nivelar o conhecimento para que todos soubessem usar. Usamos muito os vídeos do Rand Rodrigues, no canal da Microsoft Brasil no YouTube”, conta Fernanda Medeiros, responsável pela gestão de mudança no programa do Sicredi.

Satisfação premiada

No momento, o Sicredi acabou de implantar o Yammer e está no planejamento do Sharepoint. Está prevista também a criação de um site por cooperativa em cada região do Brasil, contemplando as especificidades de cada uma.

Na última pesquisa de clima, realizada a cada dois anos, comprovou-se o acerto da transformação. “Registramos crescimento de quase 10 pontos percentuais na taxa de satisfação dos colaboradores com o uso das ferramentas e sistemas, um reflexo da boa receptividade”, comemora Fabio.

A mudança também se refletiu no ranking das Melhores Empresas para Trabalhar no país em 2017, elaborado pela revista Você S/A e a Fundação Instituto de Administração (FIA). O Sicredi ficou com o primeiro lugar no segmento das cooperativas de crédito, com um Índice de Felicidade no Trabalho (IFT) de 81,9.